Arkivleders arkivansvar og fullmakter

Operativt og faglig ansvar

Kommunedirektøren har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til kontorsjef. Kontorsjef har videredelegert dette ansvaret til Enhetsleder for IT og servicekontor.

Lederen for administrative enheter i kommunen som er definert som egne arkiv enheter (enkeltarkiv/delarkiv) er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. Det skal være en arkivansvarlig i slike enheter som er faglig underlagt fagleder arkiv.

Fagleder arkiv har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede dokumentasjon, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.

Fagleder arkiv har skal føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen.

Fagleder skal også :

• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
• tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
• være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
• konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
• innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom, lede og påse at det føres referat.
• være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv Finnmark og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Fagleder arkiv rapporterer til enhetsleder for IT.

Fagleders ansvar for

- utførelse av oppgavene er å:

• utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
• påse at kommunens dokumentasjonstjeneste er i samsvar med gjeldende lover og regler, og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.
• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
• gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
• sørge for at det utarbeides reglementer og instrukser for arbeidsområdene.
• Arkivfaglig ansvar for personale som jobber med arkivarbeid
• Sørge for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølgning innenfor arbeidsområdet arkiv for alle ansatte.
• Sørge for at det utarbeides en helhetlig arkivplan med regel og rutiner, og at denne blir vedlikeholdt og etterlevd.
• Se til at kommunen bruker elektroniske sak/arkivsystemer og fagsystemer som følger offentlige standarder, og etter gjeldende lovverk
• Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.

- kontroll og oppfølging er å:

• ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen.
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
• føre kontroll og tilsyn med at arkiver i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom, og påse at disse er i forskriftsmessig stand
• Se til at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.