|
Brukere Alle medarbeidere som har tilgang til WebSak+ er brukere av systemet. Dette er ikke en selvstendig rolle i rutinebeskrivelsen, men et samlebegrep som benyttes i de øvrige rollebeskrivelsene. Saksbehandler (SBH) En saksbehandler er en bruker som mottar post og produserer saker, journalposter og saksdokumenter i saksbehandlingssystemet. Saksbehandler vil normalt bare kunne oppdatere egne journalposter og saksdokumenter, men kan gis utvidet tilgang ved behov. I tillegg ansvar for:
-fordeling av dokumenter
-avskriving og ferdigstillelse
-vurdering og registrering unntatt offentlighet Saksansvarlig (SA) En saksansvarlig er en bruker som utfører saksbehandlerfunksjoner i henhold til saksbehandlingsrutinene. Saksansvarlig har i tillegg et totalansvar for en bestemt sak. I en og samme sak kan flere saksbehandlere være involvert som ansvarlig for enkelte journalposter i saken, men saken har alltid bare en saksansvarlig. Saksansvarlig har utvidede rettigheter for alle journalposter i saken.
-fordeling av dokumenter
-avskriving og ferdigstillelse
-vurdering og registrering unntatt offentlighet Leder (LED) En leder er en bruker som utfører saksbehandlerfunksjoner i henhold til saksbehandlingsrutinene. Lederfunksjoner i WebSak+ utøves av ansatte som er tilsatt i lederstilling eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner. I tillegg autoriseres ledere med utvidede rettigheter innenfor en avdeling eller seksjon. En leder vil typisk utøve følgende oppgaver som ikke inngår i de generelle saksbehandlingsrutinene:
- Saksfordeling
- Godkjenning
- Restanseoppfølging og rapportering
I tillegg kan leder autoriseres for interne tilgangskoder innenfor egen avdeling eller seksjon og de kan gis tilgang til å se journalposter og saksdokumenter under arbeid innenfor de avdelinger eller seksjoner de har lederansvar for. Ved hjelp av stedfortrederfunksjonaliteten i WebSak+ kan man ved eventuell sykdom, ferie eller permisjon overføre den enkelte leders funksjoner og prosesser til andre i Salangen kommune. Arkivansvarlig (ARK) Rollen arkivansvarlig har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registreringer og rettinger i WebSak+ i hele Salangen kommune. Arkivpersonale (ARK) Rollen arkivpersonale har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registreringer og rettinger i WebSak+ (saker og journalposter) i de admin-enhetene og/eller arkivdelene hen er autorisert for. I dette dokumentet brukes benevnelsen arkivet (forkortet ARK) ved ansvarsangivelse for utførelse av rutinene. Arkivet kan være autorisert enten som arkivansvarlig eller arkivpersonale i WebSak+. Postmottak (PM) Postmottak/dokumentsenteret er den avdelingen som mottar, sorterer og skanner fysisk post adressert til Salangen kommune, slik at denne blir tilgjengelig elektronisk for journalføring og videre fordeling og oppfølging i Websak+. I tillegg all epost adressert til postmottak. Postmottak må også vurdere offentlighet og hjemmel ved registrering. Systemadministrator Systemadministrator er ikke en egen rolle, men rettigheter som gis i tillegg til en av de andre rollene. Systemadministrator har tilgang til alle registre i systemet. |