Kassasjonshandsaming

Arkivlova med forskrifter dannar det rettslege grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentleg forvaltning. Med kassasjon forstår vi at arkivlagde dokument vert fjerna frå arkivet for å bli øydelagt.

Kassasjonsreglar skal tolkast slik at løyve til kassasjon er relativt, medan krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglane inneheld ikkje noko krav om kassasjon, men er ei generell rettleiing som seier kva slags sakstypar som kan kasserast. Arkivtenesta skal ha ein plan for kassasjon og må gjere ei kassasjonsvurdering av sakene for å sjå om dei inneheld bevaringsverdig dokumentasjon.

Arkivverket har utfyllande informasjon om bevaring og kassasjon som kommunen må følgje i utarbeiding av eigen BK- plan.

Generelle vilkår for gjennomføring av kassasjon:

Papirarkiv:

• Kassasjon skal gå føre seg som makulering eller brenning, dvs. fysisk øydelegging av arkivmaterialet
• Kassasjon i saksarkiv skal førebuast i samband med bortsetjinga av ein arkivperiode. Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal arkivtenesta skilje ut saker som kan kasserast og pakke desse i eigne arkivboksar merka med "KASS" og kassasjonsårstal. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomførast på saksnivå, slik at saksmappene anten blir bevart eller kassert i sin heilskap.
• Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomførast kontinuerleg, slik at uaktuelle saksdokument blir fjerna frå mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan evt. gjennomførast på dokumentnivå.
• Kassasjonen skal dokumenterast. På denne måten unngår ein at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Arkivtenesta skal difor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal innehalde heimel for kassasjon, kva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste frå sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon.

Alver kommune - tidlegare Lindås, Meland og Radøy kommunar - har i mindre grad utført kassasjon i eigne papirarkiv. Interkommunalt arkiv i Hordaland har gjennom eigen avtale med kommunane i samband med kommunesamanslåinga pr. 01.01.2020, ansvar for vurdering av eventuell kassasjon i papirarkiva.

Digitalt arkiv:

Alver kommune har i samarbeid med kommunane i Nordhordland jobba fram ny BK- plan for digitalt skapt arkiv etter 2020. Prosjektet har vore leia av DI. (Digitalisering og Innovasjon i Regionrådet) Ny BK- plan ligg til grunn for overgang til ny arkivnøkkel jf. funksjonsbasert klassifikasjon og er implementert i ny sakssystem "Elements" frå hausten 2023.

Historisk arkiv:

Alver kommune - tidlegare Lindås, Meland og Radøy kommunar - har i liten grad utført kassasjon i eige digitalt arkiv og vil deponere databasar frå sak-/arkivsystem og fagsystem, slik dei er. 

Digital kassasjon av arkiv skal følgje retningslinjer for kassasjonshandsaming, i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) kap. 7. og retningsliner for bevaring og kassasjon frå Arkivverket.

Avklart kassasjon:

• Individbasert bustøttesaker og saker som gjeld startlån, tilskot og grunnlån samt tilhøyrande tilleggsmateriale vert bevart for kvar 5. årgang. Det vil sei saker som er ferdigstilt 1995, 2000, 2005 etc.) Øvrige årgangar vert kassert etter 10 år, i tråd med riksarkivarens forskrift av 27. januar 2022, nr. 123 § 7-30 tredje ledd. (Jf. sakid. 2023/11788 i Elements)