Postbehandling i Kvænangen kommune Papirarkiv t.o.m. 31.12.2008.
1. Mottak av post:
a) Intern post mellom etatene skal behandles som vanlig post.
b) Telefaks skal behandles som vanlig post
c) E-post behandles som vanlig post
2. Sortering av uåpnet post:
a) Personlig adressert post (også post med tittel, for eksempel "rådmann NN" ) skal leveres uåpnet til rette vedkommende. Konvolutten påføres: ”Hvis sakspost: lever straks til servicekontoret for registrering”. Dersom et brev til tross for personlig adressering er til administrasjonen, har mottakeren ansvaret for at det leveres tilbake til servicekontoret.
b) Post som er adressert til administrasjonen skal åpnes av servicekontoret.
c) Post til helse- og sosialetaten åpnes av den som er klarert for dette. Post som ikke er unndratt offentlighet leveres servicekontoret for journalføring.
Konfidensiell post stemples Unntatt offentlighet og påføres lovhjemmel.
3. Posten skal deles inn i informasjonspost og sakspost. Følgende blir regnet som informasjonspost: Trykksaker, off. publikasjoner, rundskriv, utskrifter fra andre organers protokoller (ikke særutskrifter), og annet mangfoldiggjort materiale.
Post som blir gjenstand for saksbehandling regnes som sakspost. 4. Informasjonsposten er ikke arkivverdig materiale og skal ikke legges i arkivet. Slik post skal etter eventuell sirkulering plasseres i ringpermer der det er aktuelt eller kasseres hvis uaktuell info.
5. Saksposten skal behandles på følgende måte:
a) All sakspost skal stemples med journalstempel og registreres i postjournal i samsvar med instruks for journalføring.
b) Posten skal klasseres, og arkivnummer og eventuelle andre arkivreferanser føres på dokumentene og i postjournalen.
c) Saksposten skal deles i offentlig og ikke offentlig post. Dokumenter som er unndratt fra offentlig innsyn skal stemples ”Konfidensiell” med referanse til hjemmel for unntaket.
d) Posten fordeles på servicekontoret ved postmøte. Saksbehandler og eventuelle kopimottakere påføres.
e) Fordeles i fargede mapper til saksbehandlerne og bringes rundt så snart journalføringa er ferdig.
6. Utgående post skal alltid gå via servicekontoret. Posten skal behandles på følgende måte:
a) Utgående post skal registreres i postjournal. Dette gjelder også telefaks. Ved bruk av faks bør originaldokumentet ettersendes som vanlig post.
Svar på tidligere inngående brev avskrives i K2000 som besvart eller foreløpig besvart.
b) Telefaks skal bare brukes i hastesaker. Konfidensielle opplysninger skal aldri sendes over telenettet, unntatt i krisesituasjoner. I slike tilfeller må det etableres fast oppsatt samband.
c) Servicekontoret skal før utsending kontrollere arkivnummer og referanser.
d) De originale og signerte utgående brevene skal før utsending kopieres i 2 eksemplarer for arkivlegging i saksmappe i saks- eller spesialarkiv og i kopibok.
7. Det skal daglig tas ut postlister over inngående sakspost (intern fullstendig journal), denne oppbevares i ringperm i safen på kopirommet.
Det skal kjøres ut en offentlig journal til bruk for presse og publikum, som legges i perm skranken. 8. Postliste legges ut på hjemmesidene, og avisene og saksbehandlerne henter postliste fra internett.
Postliste over utgående post tas for hver uke (fredag ettermiddag) og oppbevares i perm.
Denne legges også ut på hjemmesidene.
9. Før arkivlegging av en avsluttet sak skal arkivmappa renses, og konsepter, kladder, arbeidsnotater og dubletter skal fjernes fra mappa. Notater som angår saken og som kan være av betydning senere, skal ikke fjernes.
Dokumentene avskrives som arkivert før arkivlegging. |