|
Det vises her til kapittel 6 i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver(riksarkivarens forskrift). https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-19-2286/KAPITTEL_6#KAPITTEL_6 Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker(esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper(dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innholdet i arkivstykket(til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.
Evenes kommune har laget disse vedtektene for merking av arkivmateriale:
-egne etiketter
-standard for etikettpapir:
-standard for lim til etiketter:
-standard for plassering av etiketter:
-standard for fonter:
-standard for avkortinger: Arkivbegrensning (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares.
Evenes kommune skal følge disse vedtektene for arkivbegrensning og kassasjon:
-emneordnet sakarkiv:
-personalarkiv: Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.
Evenes kommune skal følge disse standardene for arkivlister:
-Standard kassasjonsliste
-Standard avleveringsliste Krav om innbinding av møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler er fjernet. Forberedelser før avlevering til depot Her legges egne rutiner/prosedyrer for avlevering, eller en henvisning til Arkiv i Nordlands veiledninger: https://www.arkivinordland.no/avlevere-arkiv/ |