Formål:Målet med restansekontrollen er å sikre at alle mottatte henvendelser til organet blir besvart innen rimelig tid. Dette er hjemlet i forvaltningsloven § 11 a (dvs. bestemmelsen om saksbehandlingstid og foreløpig svar). Restanselisten gir også en oversikt over arbeidsbelastningen i organet. Restanselisten er ment å gi en leder informasjon om hvordan restansesituasjonen er i vedkommende sin enhet og hvilke saksmapper det er knyttet restanser til. For en saksansvarlig kan restanselisten brukes som en påminnelse om at det finnes uavsluttede saker som vedkommende er ansvarlig for. Saksbehandler får tilsvarende en påminnelse om dokumenter vedkommende fortsatt har til behandling (Utdrag fra Noark 5 kap 3.4.1). Ansvar:
- Saksbehandler skal avskrive alle inngående dokumenter
- Leder skal påse at dette blir utført i enheten/avdelingen
- Arkiv skal sende ut påminnelse til leder om å gjennomgå restanselister med saksbehandlere i enheten/avdelingen.
Påminnelse fra arkiv skjer fire ganger pr. år med følgende tekst i epost til brukere med leder-rolle i Public 360: Ber om at du henter ut rapport over restanser for alle saksbehandlere i din enhet. Rapporten sendes saksbehandlerne med anmodning om å avskrive dokumenter som er ferdig behandlet. Du finner rapporten under Favoritter og Uavskrevne i avdelingen (restanse). |