SvarUt/SvarInn

Formål 

Beskrive hvordan forsendelser med SvarUt/SvarInn fungerer, og hvem som har ansvar for å følge opp ved eventuelle feil med forsendelser.

Omfang/Virkeområde SvarUt

I 2014 ble forvaltningsloven og eForvaltningsforskriften endret, med det mål at offentlige virksomheter i stadig større grad skal kommunisere digitalt med innbyggere og næringsdrivende. Digital kommunikasjon er nå hovedregelen.
Orkland kommune formidler digital post gjennom KS SvarUt. SvarUt er bygget opp med bruk av ID-porten som sikrer en sikker forsendelse. Systemet er godkjent for forsendelser med personsensitivt innhold som krever sikkerhetsnivå 4. Brev som sendes må være påført mottakers navn, adresse, postnummer og poststed i tillegg til fødsels- eller organisasjonsnummer. Dette sikrer at brevet blir sendt til riktig mottaker i Altinn, Digipost eller e-Boks. Dersom fødsels- eller organisasjonsnummer ikke er påført vil brevet gå som vanlig brevpost. Private kan reservere seg mot digitale forsendelser, brev fra kommunen går da direkte til utskrift via SvarUt. Firma og organisasjoner har ikke mulighet til å reservere seg mot digital post.

Public 360, kommunens sak- og arkivsystem, har formidlet post via SvarUt siden Orkland kommunes oppstart 01.01.2020

De fleste fagsystemer som inneholder elektroniske dokumenter kan kobles opp mot SvarUt for utsending av post.

Forsendelse til virksomheter

I dag kan alle med tilgang til rollen Post/Arkiv i Altinn lese post som kommer gjennom SvarUt til virksomhetens innboks i Altinn.
Det er ikke mulig å hindre en slik tilgang. Dette utgjør en uønsket høy risiko for at sensitive personopplysninger tilgjengeliggjøres for personer uten tjenstlig behov.

Det anbefales derfor at Altinn ikke benyttes når det sendes post som inneholder sensitive opplysninger til virksomheter. Sensitive personopplysninger kan være helseopplysninger, barnevernssaker eller andre typer opplysninger som kun skal leses av enkelte personer i virksomheten. Det bør vurderes om posten inneholder opplysninger som i henhold til regelverket ikke skal være tilgjengelig for alle med tilgang til rollen Post/Arkiv i Altinn.

Den som skal sende post via SvarUt, bør ta stilling til følgende tre spørsmål før brevet sendes:

• er mottaker av brevet en organisasjon?
• mottar organisasjonen brevet i sin innboks i Altinn (og ikke i et dedikert fagsystem)?
• inneholder brevet sensitive personopplysninger som kun få/enkelte personer i virksomheten bør ha tilgang til?

Hvis svar på alle spørsmål overfor er ja, skal ikke posten sendes til virksomhetens innboks i Altinn.

Hvordan sende post med sensitive opplysninger?
For å unngå å sende post til virksomheter som går via SvarUt til innboksen i Altinn, må det unnlates å skrive organisasjonsnummer til mottaksorganisasjonen inn i saken når dere sender saken til SvarUt. Da vil den aktuelle forsendelsen gå til mottakeren som vanlig brevpost i stedet.

Dette er en midlertidig løsning fram til ny funksjonalitet i SvarUt er på plass. Hvis det er kjent at mottakeren bruker tjenesten SvarInn, kan imidlertid forsendelsen gå digitalt via SvarUt på vanlig måte.

Ansvar SvarUt

Saksbehandler har ansvar for at:

• SvarUt benyttet som standard forsendelse. Dette gjelder alle system der SvarUt er installert
• alle nødvendige opplysninger er registrert på forsendelsen
  Private mottakere:
  - fødselsnummer og fullstendig adresse
  Firma/organisasjoner:
  - Organisasjonsnummer og fullstendig adresse (org.nr. må være registrert for å kunne sende digitalt)
• at alle forsendelser blir sendt, ref. forsendelsesstatus fra SvarUt. Dette gjelder ikke fagsystemer da disse ikke mottar forsendelsesstatus fra SvarUt.

SvarUt utfører følgende ved digital forsendelse:

• Sjekk mot reservasjonsregisteret. Dersom en person har reservert seg mot å motta digital post, blir forsendelsen sendt direkte til utskrift. KS har avtale om utskrift-tjenester.
• For privatpersoner som har valgt Digipost eller e-boks, er posten ansett som levert når den er ekspedert og mottaker er varslet
• For privatpersoner som ikke har reservert seg eller har valgt Digipost eller e-boks, går posten direkte til innboks i Altinn. Dersom posten ikke er lest i løpet av 40 timer blir forsendelsen sendt til utskrift og forsendelse går til folkeregistrert adresse via Posten.
• For firma/organisasjoner går posten til Altinn. Digital post blir ikke ettersendt på papir. Når varsel er sendt, er dette å anse som levert.
• Forsendelser som mangler fødselsnummer går automatisk direkte til utskrift. I slike tilfeller må det være registrert fullstendig adresse på mottaker (gateadresse, postnummer og poststed)
• Forsendelser kan også sendes til andre nordiske land. Fullstendig adresse må være registrert, og med riktig landkode.
• Sender melding om feilet forsendelse

Feilede forsendelser SvarUt

• Melding om feilet forsendelse fra Public 360 kommer på skrivebordet til arkivar. Arkivar følger opp og sender forsendelsen på nytt. Saksbehandler har mulighet til å følge statusen på forsendelsen i kontaktfeltet på det utgående dokumentet.
• I andre fagsystemer mottar saksbehandler melding om at forsendelsen ikke kan sendes. Saksbehandler må sende forsendelsen på nytt.
• Arkiv/kontaktperson KS SvarUt følger opp feilede forsendelser som ikke lar seg rette.
• Digitale forsendelser kan feile dersom opplysninger om mottaker mangler. Feilkilder må sjekkes, mulige årsaker ved manuell registrering:
  - fødselsnummer mangler
  - organisasjonsnummer mangler
  - gateadresse mangler.

Ved direkte oppslag i folkeregister/foretaksregister blir registrerte adresser automatisk hentet.

Omfang/Virkeområde SvarInn

 SvarInn er KS sin løsning for sikker digital post fra SvarUt inn til kommunene. Forsendelser med SvarInn er knyttet til org.nr. fra enhetsregisteret.

SvarInn er en modul i Public 360 som gjør det mulig å ta imot, arkivere og fordele post sendt til kommunen via SvarUt.

Public 360 har mottatt post via SvarInn siden Orkland kommunes oppstart 01.01.2020.

De fleste fagsystemer som inneholder elektroniske dokumenter kan kobles opp mot SvarInn for mottak av post.

Ansvar SvarInn

Avsender har ansvar for at

• nødvendige opplysninger som organisasjonsnummer til mottaker er registrert på forsendelsen slik at dokumentet kommer inn i SvarInn

Arkiv/Dokumentsenter har ansvar for at

• SvarInn er satt opp slik at forsendelser til Orkland kommunes organisasjonsnummer ( (hovednummer) leses inn Public 360 og fordeles til saksbehandler derfra.

Ansvarlig innen hvert fagområde har ansvar for at

• SvarInn er satt opp slik at forsendelser som skal inn i fagsystemets organisasjonsnummer (evt. undernummer.) kan leses inn i eget fagsystem og fordeles derfra til saksbehandler.

 Aktivitet/beskrivelse 

Innlogging på KS SvarUt/SvarInn er tilgangsstyrt og pålogging skjer med bankID eller buypass for å komme inn i sikkerhetsnivå 4.