|
Skolens aktiviteter er dokumentert i arkivet, og arkivet viser hva slags virksomhet den driver med og hva den har gjort. Skolen skal arkivere materiale som dokumenterer saksbehandling, vedtak og oppfølging i egen administrasjon, uavhengig av om saksbehandlingen er utført av rektor, rådgiver, kontorpersonale, lærere eller andre. Følgende skal arkiveres:
- Inngående brev, notater, utredninger, utgående brev, anbefalinger og vedtak.
- Innkalling og referat fra møter i Samarbeidsutvalg (SU), Foreldreutvalg (FAU) og elevråd
- Egenproduserte rundskriv som skolen selv har laget og sendt til elever, foresatte m.fl.
- Halvårs-/årsplaner (gjelder fagplaner)
- Referat fra foreldremøter (felles)
- Klasselister
- Karakterprotokoller
- Vitnemålsprotokoller
- Tras skjema og skjema overgang barnehage/skole
- Opplysninger om barnet, navn på foresatte, telefonnr, lege osv.
- Innmelding/flyttemelding
- Elevvurderinger
- IOP/TOP og halvårsrapport
- Melding om fare for nedsatt karakter
- Diverse bekymringsmeldinger
- Enkeltvedtak
- Fritak fra karakter i enkelte fag
- Melding om skade
- Mail/sms frem og tilbake mellom skole og hjem. Må vurderes. Oppfølging av elever som går via e-post skal i Public360
- Søknad om fri
Følgende skal ikke arkiveres: Man skal ikke arkivere materiale som ikke fører til saksbehandling – f.eks. rundskriv og brev til orientering. Utdrag fra Riksarkivarens forskrift om bevaring og kassasjon, bestemmelsene angir hvilke sakstyper som minimum skal bevares for ettertiden, § 7-28.Opplæring og oppvekst:
| a)
|
Kommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter.
|
| b)
|
Saker om tilsyn ved hjemmeundervisning.
|
| c)
|
Kriterier for opplæringens organisering, innhold og evaluering, inkludert nasjonale prøver, oppgavetekst lokale eksamener.
|
| e)
|
Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:
|
| -
|
Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær.
|
| -
|
Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter.
|
| -
|
Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter.
|
| -
|
Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen.
|
| f)
|
Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon:
|
| -
|
Saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning, inkludert utredning, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering.
|
| -
|
Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø.
|
|
|