|
Oversikt over saker til registrering – barnehagene Barnehagen skal arkivere materiale som dokumenterer saksbehandling, vedtak og oppfølging i egen administrasjon. Sensitiv opplysninger - Det er ikke anledning til å overføre sensitive opplysninger til grunnskolen uten samtykke fra foreldre/foresatte Innhold i barnemappe:
| Type dokument
|
Arkivverdig
|
Unntatt off.
|
info
|
| Overgangsskjema bhg-skole «Alle med»
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
x-notat
|
| TRAS (gjelder kun enkelte)
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
x-notat
|
| Alle papirer fra PPT
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument inn
|
| Foreldresamtaler
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
x-notat
|
| Barnesamtaler
|
Arkiveres kun dersom det kan føre til oppfølging
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
x-notat
|
| Personopplysninger
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument inn
|
| Tillatelser til observasjon/utredning hos PPT
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument inn
|
| Søknader/halvårsrapport om spesialped. hjelp
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument inn/ut
|
| Skademelding
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument ut
|
| Bekymringsmeldinger
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument ut til barnevern og familie
|
| Kartlegging /observasjoner/notater som eventuelt kan føre til bekymringsmelding
|
Arkiveres Dersom nødvendig brukes disse som bakgrunnsdokumentasjon til bekymringsmelding. Notatene kan sammenfattes til et notat som arkiveres i mappen på barnet. Dette må nøye vurderes for hvert enkeltbarn eller sak mht hvor mye informasjon som journalføres og bevares
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
x-notat /dokument ut ved evt. sak.
|
| Klage fra foreldre vedr. forhold i barnehagen/mobbing og annet(personlig)
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument inn
|
| Papirer fra barnevernet
|
Arkiveres
|
Unntatt off. § 13 fvl.13
|
Dokument inn
|
Andre type dokumenter
| Dokumentinnhold
|
Arkiv
|
Program/info
|
| Opptaksbrev/svar
|
Sakarkiv /journalføres
|
IST/Public 360
|
| Alle referater (eks. styrermøter)
|
Sakarkiv/journalføres
|
Public 360 - x-notat
|
| Avviksskjema
|
Sakarkiv/journalføres Intern med oppfølging
|
Public 360
|
| Klage fra foreldre vedr. forhold i barnehagen(offentlig etat)
|
Sakarkiv/journalføres Dokument inn
|
Public 360
|
| Dagbok for barnehagedrift
|
Arkiveres ikke
|
Makuleres etter endt år
|
Hva er arkivverdig / uverdig? ARKIVVERDIG: Hva er definisjonen på arkivverdig? Barnehagene skal dokumentere den virksomheten som blir drevet i barnehagen. Vilkår for at vi skal arkivere et dokument er at det gjelder driften av barnehagen, personalet eller barna. Dokumentene skal journalføres. Tre hoveddeler: Barnemapper – gjelder informasjon om barnet. Kun dersom foreldre/foresatte er informert om dette siden dette er et frivillig tilbud til barn/familie) Personal – Personalmapper / HMS-mapper Alt vedrørende drift/aktiviteter til barnehagen
| Arkiv-uverdig materiale
|
Kommentar
|
| Rundskriv
|
Kun dersom det er et rundskriv barnehagen selv har produsert. Journalføres en kopi
|
| Brev til orientering
|
Oppbevares kun så lenge en har bruk for det
|
| Utskrifter fra andre kommunale institusjoner
|
Oppbevares kun så lenge en har bruk for det
|
| Barnehagens møtebøker
|
Oppbevares kun så lenge en har bruk for det
|
| Trykksaker
|
Kun dersom det er et rundskriv barnehagen selv har produsert. Journalføres en kopi
|
Disse dokumentene skal ikke journalføres Dokumenter som skal skannes inn i Public 360, leveres fortløpende til post/arkiv. |