|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder også eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, se depotlokaler og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning. Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se: Innsyn i offentlig postjournal Kommunen har inngått avtale med Arkivsenter sør IKS som depot for eldre og avsluttede arkiv. Denne ordningen innebærer at kommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. Depottjenesten har ansvar for deponerte elektroniske arkiver som skal bevares for ettertiden. Depottjenesten har ansvar for at disse arkivene konverteres til de formater som arkivlov med forskrifter til en hver tid fastsetter. Arkivsenter sør IKS er ansvarlig for at kommunens analoge arkiver i depotet er ordnet, katalogisert og tilgjengelig for innsyn og bevares forskriftsmessig. Arkivsenter sør gir innsyn i deponerte arkiver fra kommunen etter gjeldende lov og regelverk. Depotordningen reguleres av en egen depotavtale mellom kommunen og Arkivsenter sør IKS. Avleveringsbestemmelser depot Personregister skal avleveres til Arkivsenter sør IKS normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Denne type arkiver skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter for å sikre gjenfinning og enkeltpersoners rettigheter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: Avlevering av personregistre |