|
Kommunen har et felles fullelektronisk saksbehandlingsystem, Public 360. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i Public 360, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem . Kommunen har to fullelektroniske arkivkjerner, Documaster og Visma samhandling arkiv. Alle arkivverdige dokumenter fra Visma-programmer arkiveres i Visma samhandling arkiv. Alle andre arkivverdige dokumenter arkiveres i Documaster. Arkivene skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Kvinesdal kommune har arkivansvar for elevmapper til voksenopplæringen i NAV-Lister kommunene fra og med mars 2020. Mappene er registrert i Visma Voksenopplæring. Kommunen har sentralarkiv og én journalenhet i sak-/arkivsystemet. Virksomheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn skal fungere som egne journalenheter for sine fagsystem. Disse fagsystemene er likevel en del av organets felles arkiv. Se punkt om Elektroniske arkiv Instruks for oppfyllelse av krav for rutiner tilknyttet de enkelte system. Oversikt over fagsystemer: Visma Velferd - NAV Visma Flyktning - NAV Visma Voksenopplæring - Voksenopplæring Visma HS Pro - Familiekontor/Helsestasjon Visma Profil - Helse og omsorg IST Oppvekst/arkiv Documaster - Oppvekst Webcruiter/arkiv Documaster - Personal og organisasjon Public360/Integrasjon mot arkivkjerne Documaster er ikke på plass - Dokumentsenteret har det daglige ansvaret for at postregistrering, journalføring og arkivering blir ivaretatt Ebyggesak/Journalførte dokumenter overføres til produksjonsarkiv i Public360 - Dokumentsenteret har det daglige ansvaret for at postregistrering, journalføring og arkivering blir ivaretatt Arkivkjerner: Visma Samhandling arkiv Documaster er integrert med følgende systemer: Webcruiter, IST |