|
Kommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i offentlighetsloven. I sak-/arkivsystem skal det daglig lages en offentlig postjournal. Offentlig journal publiseres med fulltekst på kommunens hjemmeside og er tilgjengelig en virkedager etter journalføring. Man kan dermed hente opp og lese alle dokumenter som ikke inneholder opplysninger som er unntatt offentligheten. Journalen viser inn- og utgående post for de siste tre måneder. Post knyttet til brukere/klienter tas ikke inn i den offentlige journalen. I postlisten er opplysninger unntatt offentlighet skjermet. Ønskes innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet må disse bestilles. Kommunen skal vanligvis svare på om det gis innsyn en til tre dager etter at vi har mottatt henvendelsen. Personvernerklæring knyttet til informasjon om postlisten på kommunens hjemmeside: Personopplysninger som kan komme fram på den offentlige journalen er navn på mottaker, avsender og adresser. At postlisten er offentlig betyr at du kan finne din henvendelse til kommunen omtalt, sitert eller gjengitt i avisen eller på nyhetene. På innsynsmodulen til Kvinesdal kommune vil din henvendelse kunne hentes opp og leses av alle dersom den ikke inneholder opplysninger som er unntatt offentligheten. Vi innhenter personopplysningene som en del av kommunens saksbehandling og i forbindelse med henvendelser. Vi har plikt til å ha opplysningene i et arkiv som sikrer trygg oppbevaring av dokumentene for nåtid og framtid. I noen tilfeller henter kommunen personopplysninger fra andre offentlige myndigheter. Dokumenter i arkivet skal ikke endres eller slettes. Innsyn utenom offentlig journal Innsyn i dokumenter som ikke finnes på offentlig journal, for eksempel det som er eldre enn tre måneder, kan bestilles ved å sende e-post til: post@kvinesdal.kommune.no Post for virksomheter innen helse- og omsorgssektoren samt oppvekstsektoren blir ført i egne systemer og er ikke koblet mot den offentlige journalen. Ønskes innsyn i disse må den enkelte virksomhet kontaktes. All journalføring i kommunens sakssystem og fagsystem skal følge reglene i Arkivforskriften § 10 |