|
En registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. § 23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om seg selv. Dersom en tidligere klient eller elev ønsker partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Arkivsenter Sør, skal denne henvises til behandlingsansvarlig i den avleverende institusjon. Eventuelle avslag om innsyn blir primært et forhold som må avklares mellom vedkommende person, behandlingsansvarlig ved arkivskapende organ og Datatilsynet. Hvis personen innvilges innsyn, skal avleverende organ gi Arkivsenter Sør tilstrekkelig opplysninger om den registrerte til at en rask gjenfinning av personmappen sikres. Kopi av samtykke fra personen som opplysningene gjelder, sendes som vedlegg til innsynsforespørselen fra kommunen til Arkivsenter sør. Avleverende avdeling (arkivskaperen) har tilgang til personmapper i avlevert personregister, og kan benytte registeret dersom bruken er den samme som før deponering. Dersom personopplysninger skal benyttes til annet formål enn før deponering, må arkivskaperen søke Datatilsynet om særskilt tillatelse før tilbakeføring kan skje. Personopplysninger som er tilbakeført fordi en tidligere klient har gått inn i et fornyet klientforhold, vil vanligvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappen sammen med det nye materialet. Arkivsenter sør sender kun kopier av personopplysningene tilbake til kommunen, opplysningene kan importeres i nyopprettet klientmappe for det nye klientforholdet, dersom det er relevant for videre saksbehandling. Personmapper som en bare bruker midlertidig og ikke i et fornyet klientforhold, skal makuleres forsvarlig etter bruk. Dersom originaldokumentene er lånt ut fra Arkivsenter sør, vil det vanligvis bli satt et frist på 4 uker, for tilbakelevering av de originale dokumentene. Regler for innsyn i arkivmateriale hos Arkivsenter Sør:
-
Alle personer som ønsker innsyn skal henvende seg direkte til kommunen (enten
personlig, gjennom direktorat, advokat eller lignende) og ikke til Arkivsenter Sør. Det skal alltid følge med samtykke fra personen som dokumentene gjelder som vedlegg til forespørsel om innsyn fra kommunen til Arkivsenter sør. Her må det komme fram hvilke dokumenter det ønskes innsyn, eksempelvis helsekort, barnevernsdokumentasjon, elevmappe eller dokumentasjon fra PPT eller andre arkiver som ikke offentlige.
-
Ved innsynssøknader som gjelder ett enkelt fagområde (for eksempel barnevern) sender
vi kopier av det historiske materialet til enheten som retter/videresender henvendelsen
til oss, enten det er sentralarkivet eller kommunens faginstans på området. Se for øvrig
presisering nedenfor for interkommunale samarbeid.
-
Ved innsynssøknader som gjelder flere saksområder (for eksempel både barnevern og
skole) vil vi sende eventuelle kopier av barnevernets og skolens historiske materiale til
kommunens sentralarkiv, for videre fordeling av oppgaver og materiale internt i
kommunen. Dette gjelder uavhengig av hvilken enhet i kommunen som retter
henvendelsen til oss. Denne ordningen har bakgrunn i at disse fagenhetene ikke har
anledning til å lese hverandres historiske materiale.
|
|