|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. Kvinesdal kommune har avtale med Arkivsenter Sør, som har overtatt oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning har kommunen fortsatt eiendomsretten til det avleverte materialet. Arkivsenter Sør er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen blir regulert av en egen avtale mellom kommunen og Arkivsenter sør. Avleveringsbestemmelser depot Sensitive personregistrene skal avleveres til Arkivsenter sør normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: Avlevering av personregistre |