|
Elektroniske arkiver
Elektroniske arkiver som inneholder informasjon som skal bevares for ettertiden skal overføres til depot ved periodisering eller ved bytte av system. All saksbehandling krever et Noark-godkjent system som det tas uttrekk av for bevaring. Siard-uttrekk tas av andre systemer etter en konkret vurdering hvert system av kommunen og Arkivsenter sør. Dette dokumenteres i arkivplanen under hvert enkelt system i arkiv/systemoversikt. Uttrekk godkjennes av depot og bevares deretter i sikringsdepot for digitale arkiver.
Analoge arkiver
Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk eller når arkivet er avsluttet. Enheter som ønsker å avlevere til depot må kontakte depotansvarlig i god tid før avleveringen, deponering må være avklart med arkivansvarlig i kommunen. Avleveringen skal omfatte evt. møtebøker, kopibøker, postjournal, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Materialet skal være ordnet i arkivserier. Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall. Avlevert arkiv skal være ferdig kassasjonsbehandlet. Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet. |