|
Daglige kontroller:
- Svarinn - Uregistrerte dokumenter
- Epost- post@kvinesdal.kommune.no
- Epost Ebyggesak + Elektroniske søknader (Innregistrering)
- Journalføring Public
- Journalføring ebyggesak
- Kontroll og avslutting saker, Til fordeling, Ekspeder (Svarut)
- Papirpost, Posten leveres på rådhuset, frankere utgående brev, skanning av post
- Kontroll postliste/utlegging på nett
Ukentlige kontroller:
- Systemadmin: Overvåkingsfanen både i Public 360 og eByggesak
- Innsynskrav som ikke er besvart
- Ufordelte dokumenter - Dokumentsenter
- overvåkning av arkivkjerner
Kvartalsvise kontroller (mars, juni, september, desember):
- Ferdigstilling av dokumenter/dokumenter med status R (Dokumenter som ikke er ekspedert)
- Lister over dokumenter som har feilet i konvertering
- Public, IST, Webcruiter, Vismasystemer: Arkivtjenesten kontrollerer at dokumenter blir arkivert i Documaster/VSA. Systemansvarlig sjekker arkivstatus i Fagsystem.
- Slette postlister i offentlig journal (skal ligge ute i 3 mnd)
Halvårlig kontroll ( desember og mai):
- Restanselister (sende e-post til ansatte om restanser og avslutting av saker)
Makulering:
- Makulering av skanna dokumenter skjer etter 6 mnd.
|
|