|
Instruks for postbehandling følger forskriftene i arkivforskriften, §§ 3-1 - 3-8, og gjelder for alle virksomheter i kommunen som tar i mot eller sender ut post. Inngående papirpost skal leveres til dokumentsenteret, som er ansvarlig for scanning av post til kommunen. Elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. Den skal derfor vurderes etter de samme kravene for journalføring som vanlig post. Kvinesdal kommune har ett sentralt e-postmottak for post til organet, post@kvinesdal.kommune.no. Dokumentsenteret åpner e-posten som kommer til felles e-postmottak og videreformidler til rett person. Arkivverdig e-post importeres til saksbehandlersystemet. Registrering av post:
- Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om kommunenavn og mottaksdato.
- Saksdokumentene skal skannes til Public 360. Posten legges i omslag, et for hver dag, slik at det er enkelt å holde oversikt over ny og gammel post.
- Post som er skannet til Public 360 oppbevares i 1 år før den makuleres. Dokumentene må oppbevares forsvarlig i fht. personvern.
- Post til Visma systemene skannes etter åpning/sortering av post. Post som er skannet legges i egen mappe i arkivskap.
- Dokumentsenteret registrerer saksdokumentene som skal i Public 360 og knytter dem til eksisterende saker eller oppretter nye saker. Saksdokumentene skal klasseres etter rett ordningsprinsipp.
- Dersom dokumentet består av flere filer, må en av filene registreres som hoveddokument og de andre som vedlegg. Alle filer skal navngis med en forståelig tittel.
- Eventuell tilgangskode registreres sammen med rett lovhjemmel og eventuelt offentlig tittel. Sett på tilgangsgruppe.
- Leder/saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere alle offentlighetsvurderinger og eventuelt rette disse.
Sortering av post: Post til Kvinesdal kommune skal åpnes av Dokumentsenteret Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Etter at posten er åpnet, skal posten sorteres i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene som skisseres nedenfor til arkivverdig post. Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke journalføres. Informasjonspost fordeles til avdelingene. Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost. Arkivverdig post sorteres etter hvilke arkivsystem de skal journalføres i. Saksdokument som skal registreres i fagsystem viderefordeles til riktig avdeling. Arkivverdig post som skal journalføres i Visma systemene stemples, skannes og registreres. Arkivverdig post som skal journalføres i Public 360 stemples, scannes og registreres. Post til økonomiavdelingen:
- Fakturaer åpnes, stemples og legges til skanning hos regnskapsavdelingen. Regnskapsavdelingen skal ha kopi av alle brev som gjelder inn- og utbetalinger til kommunen.
Journalføring i fagsystemene:
- Klientpost/pasientpost til journalenheter med sensitive personregister (NAV, helse og omsorg) skal føres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene.
- Saksposten blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om kommunenavn, mottaksdato.
- Arkivtjenesten skanner og registrerer saksdokumentene og knytter dem til eksisterende saker eller oppretter nye saker. Saksdokumentene skal klasseres etter rett ordningsprinsipp.
- Dokumentsenteret skanner inngående post som skal registreres i Visma fagsystemer.
- Posten som er skannet skal oppbevares i 6 mnd før den makuleres. Dokumentene må oppbevares forsvarlig i fht. personvern.
Anbud: Foreløpig tekst
- Konkurransegrunnlag og annonsen skrives i saksbehandlersystemet som utgående brev.
- Konvolutt med anbud påføres dato, klokkeslett og signatur og oppbevares samlet hos Dokumentsenteret til fristen er gått ut. Åpnes først ved ansvarlig instans ved fristens utløp.
- Når anbudene er åpnet og anbudsprotokoll er skrevet ferdig skal anbud, anbudsprotokoll og avtaler leveres tilbake til dokumentsenteret for komplett registrering og skanning. Kvittering leveres anbyder etter ønske.
- Ansvarlig instans sørger for at det skrives anbudsprotokoll. Anbudsprotokoll skrives i saksbehandlersystemet eller skannes inn som X-notat, gradert med u.off §13.2
- Anbudsvurdering, X -notat u.off § 13.2
- Referat fra kontraktsmøte, Utgående brev, u.off §13.2
- Avtaler, Inngående, u.off §13.2
- Alle anbud med vedlegg, X-notat u.off §13.2
- Brev til de som ikke fikk anbudet – Utgående brev
|
|