|
Alle arkivverdige utgående brev skal journalføres, enten i sak-/arkivsystemet eller i fagsystem for personsensitive saker.
- Saksbehandler oppretter utgående dokumenter og avskriver eventuelt inngående brev som de besvarer. Saksbehandler har ansvaret for korrekt registrering av utgående brev.
- Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller at en inngående e-post er blitt registrert.
- Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at eventuell avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
- hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres, samt at det faktisk var nødvendig å opprette en ny sak
Personopplysninger som er unntatt offentlighet skal aldri sendes med e-post. Lenke datatilsynet |
|