- Intern sakspost skal registreres og skrives i sak-/arkivsystemet når dokumentene inneholder informasjon som må regnes som vesentlige saksopplysninger.
- Saksbehandler skal registrere interne notat, utredninger og framlegg til vedtak og skrive disse i sak-/arkivsystemet.
- Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt eller at en inngående e-post er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at eventuell avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
- hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres, samt at det faktisk var nødvendig å opprette en ny sak
|
|