|
Dokumentsenteret har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen, herunder kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev eller notat er ferdigstilt eller at en inngående e-post er blitt registrert. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at alle registrerte saksdokumenter er knyttet til rett sak i sak-/arkivsystemet
- at eventuell avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
- hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres, samt at det faktisk var nødvendig å opprette en ny sak
- at sak-/arkivsystemet blir brukt rett, slik at ferdigstilte dokumenter blir kontrollerte og journalførte og avsluttede saker låst
Kontrollrutiner/oppgaver i Public 360 Dokumentsenteret har ansvar for å kvalitetssikre alle registreringer som ledere og saksbehandlere gjør i journalen. Dette gjøres fortløpende. Følgende kontroller/oppgaver gjøres daglig:
- Fanen Klart for ferdigstilling;
- Sjekke listen Avsluttet av saksbehandler. Kontrollere og avslutte saker som saksbehandler har markert som ferdige. Sette på arkivkode dersom den mangler. - Sjekke listen Dokumenter klare for journalføring. Sjekke daglig at offentlighetsvurdering er gjennomført, dvs. at tilgangskode og evt. navn i tittelfelt/mottakerfelt er skjermet og at alle registrerte saksdokumenter blir journalført. Når kontroll er gjennomført endres status til J-journalført. 2. Fanen Kvalitetssikring av saker/ dokumenter Listen kvalitetssikring og masseoppdatering av saker/dokumenter: Her er det mulig å endre opplysninger om flere dokumenter/saker i en operasjon. 3. Fanen Ekspeder Sjekke listen klar for ekspedering og igangsatte ekspederinger. Her vil dokumenter som har feilet i ekspederingen med SvarUt vises. Arkivet retter opp i feilen og ekspederer brevet 4. Fanen Uregistrerte dokumenter. Registrer dokumentene. Melding om tvang/helsehjelp skal i tillegg skrives ut og registreres i Visma systemene. Dersom det er dokumenter som skal i fagsystem må dokumentet skrives ut og legges til rett person/avdeling. 5. Fanen Dokumentoversikt (fungerer ikke pr. 1.9.20) Søke opp dokumenter som ligger til fordeling. Listen viser dokumenter som er registrert på feil saksbehandler og der saksbehandler har sendt dette i retur til dokumentsenteret. Listen viser også dokumenter som kun er fordelt til avdeling. 6. Sjekk av postliste Kvinesdal kommune har fulltekstpublisering av dokumenter på postlisten Gå inn på 360 Public Journal og søk opp aktuell dato og sjekk at dokumenter som inneholder graderte opplysninger er unntatt offentlighet og at avsende/mottaker er rett registrert og eventuelt skjermet. Kontrollen gjøres av 2 personer. Nr. 2 legger ut postlisten på nettsiden. 7. Rollen administrator, åpne adminprogram Pb360, gå til fanen Overvåking og sjekke Ekspederingsstatus og Formatkonvertering Gjøres av systemansvarlig. Følgende kontroller gjøres 1 gang pr uke:
- Fanen Dokumentoversikt - Søke opp dokumenter som er under arbeid og har status R og G. Dokumentsenteret tar i tillegg ut restanseliste 3 ganger i året (april, august, desember) Vi sender liste til saksbehandler og ber om at dokumentene ferdigstilles.
- Fanen Kvalitetssikring av saker. Sjekke listen kvalitetssikring og masseoppdatering av saker. Saksmapper som er opprettet av andre enn arkivet vil få status R. Endre til B- Under behandling og sett på k-kode.
Kontrollrutiner/oppgaver i eByggesak: Dokumentsenteret har ansvar for å kvalitetssikre alle registreringer som ledere og saksbehandlere gjør i eByggesak. Dette gjøres fortløpende. Følgende kontroller/oppgaver gjøres daglig: Fanen Registrert av saksbehandler: Sjekke tittel og at avsender/mottaker er korrekt registrert. Foreta offentlighetsvurdering og event påføre tilgangskode og skjerme navn i tittelfelt/mottakerfelt. Når kontroll er gjennomført endres status til J-journalført. |