|
Arkivmateriale som er eldre enn 60 år kan stilles til disposisjon for eksterne brukere, unntatt er arkivsaker underlagt særlover som påbyr lengre klausuleringsfrister. Yngre materiale kan lånes ut dersom innholdet ikke kommer inn under paragraf 6 i offentlighetsloven om unntak, eller forvaltningslovens paragraf 13 om taushetsplikt. Brukeren har plikt til ikke å bruke eller offentliggjøre data som på noen måte kan være krenkende eller på annen måte til skade for enkeltpersoner eller grupper av mennesker. Bruk av arkivsaker krever ansvar og aktsomhet. Husk at materialet er unikt, det finnes bare i ett eksemplar og kan aldri erstattes. Pass derfor på at:
- åpne protokoller ikke blir lagt oppå hverandre.
- protokoller og dokumenter ligger på et bord når de brukes.
- du bare åpner en eske eller pakke av gangen.
- arkivsaker ikke blir brukt som skriveunderlag.
- det ikke blir satt noe som helst merke i arkivsakene med kulepenn/blyant eller på annen måte.
- det blir vist forsiktighet ved blanding i protokoller og dokument, og ved åpning og lukking av protokoller.
- at alle dokumenter og legg i pakkesaker legges tilbake i arkivboksen i nøyaktig samme orden og rekkefølge som før de ble tatt ut.
- du ikke spiser eller drikker når du arbeider med arkivsaker.
Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av bygningen.
|