|
Lov om offentlighet i forvaltningen bestemmer blant annet at offentligheten har krav på innsyn i offentlige saksdokumenter. I § 2 heter det: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journal og lignende register og møtekart til formannskap og fylkesutvalg. Dette har stor betydning for arkivtjenesten, og betyr at postjournal og lignende registre skal være tilgjengelige for publikum. Publikums rett til innsyn i arkivet er ellers avgrenset til enkeltsaker som må identifiseres på forhånd. Når arkivmaterialet er elektronisk må det legges opp til rutiner som sikrer innsynsretten i forhold til dette. Alle brev skal registreres i postjournalen, også de som inneholder konfidensielle og sensitive opplysninger. Det skal gå fram av den offentlige journalen at slike brev er blitt mottatt eller avsendt, men de konfidensielle og sensitive opplysningene skal utelates fra den offentlige journalen. En slik journalversjon blir kalt offentlig avgrenset journal. Loven spesifiserer også hvilke dokumenter som skal unntas fra offentlighet, dvs. taushetsbelagte opplysninger (§ 5a) og hvilke som kan unntas fra offentlighet, dvs. interne dokumenter/arbeidsdokumenter og dokumenter som på grunn av sitt innhold tilsier det som saker angående sikkerhet, økonomi- og personalforvaltning, ansettelsessaker, forretningssaker m.m. (§§ 5 og 6). Det er ikke anledning til å unnta fra offentlighet uten henvisning til lovhjemmel. I siste omgang er det er ikke arkivpersonalet, men ansvarlig leder som skal avgjøre dette. Kommunen har ellers plikt til å vurdere offentliggjøring av dokument eller deler av dokument som er unntatt offentlighet etter §§ 5 og 6, såkalt meroffentlighet. Hele loven finner du hos Lovdata
Ny offentlighetslov, Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), ble vedtatt i mai 2006, og vil trå i kraft 1.1.2009. Den nye loven finner du hos
Lovdata |