Ekspedisjon/ferdigstilling av saksdokumenter/Avslutning av saker Ferdigstilling av saksdokument Alle brukere plikter å følge og ferdigstille saksdokumenter som er under utarbeidelse ved å utføre søket " Mine konsepter". Disse har status R. Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status endres da til F for ferdig. (saksfremlegg – se eget avsnitt; saksfremlegg) Ekspedering: Saksdokumenter som er ferdigstilt skal skrives ut og underskrives av saksbehandler før ekspedering. Brev med original underskrift ekspederes av saksbehandler. Status for journalposten skal settes til E – Ekspedert. Dette innebærer at en på lik linje med status F at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres. Avslutning av saker Det er kun arkivpersonell som har anledning til å avslutte (og gjenåpne) en saksmappe. (Eget søk Saker til avslutning) Saker skal markeres som avsluttet når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken. En må være oppmerksom på at saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov - når det kommer nye dokumenter i saken. A kan kun påføres saker der dokumentene er konvertert til arkivformat. |