Leders ansvar

Hver enkelt leder har det daglige ansvaret for at saksbehandlingen og arkivering på deres egen enhet/seksjon/stab/virksomhet skjer etter gjeldene lover, forskrifter og rutiner.

Den saksbehandler som er ansvarlig for behandlingen av en sak, har ansvaret for å ta vare på arkivmateriell under hele saksbehandlingen, og videre sørge for at de til enhver tid gjeldene rutiner for dokumentavslutning/avslutning av saker blir fulgt.

Det er leders ansvar å påse at saksbehandler har kompetanse og øvrige forutsetninger for å utføre forsvarlig dokumenthåndtering (operasjonalisering) på sin enhet/seksjon/stab/virksomhet.

• Leder har ansvaret for sin enhet/seksjon/stab/virksomhet. Dette innebærer at man har det daglige ansvaret for at all arkivverdig dokumentasjon blir arkivert og håndtert etter gjeldende lover, forskrifter og rutiner.
• Leder har ansvar for de fysiske fagarkivene på sin enhet/seksjon/stab/virksomhet.
• Leder har ansvar for at funksjonalitet i fagsystemer overholder arkivfaglige krav og å ta nødvendige grep dersom de ikke gjør dette.
• Leder har personalansvar og ansvar for å melde fra til dokumentsenteret ved langvarig fravær.
• Leder har ansvar for å holde oversikt over restanser i egen avdeling.
• Leder har ansvar for å behandle egne innsynsbegjæringer innen fastsatte frister (3 dager) og etter gjeldende lovverk. Ta kontakt med dokumentsenteret for veiledning, hjelp til vurdering og ev. sladding av gradert innhold. Leder har også ansvar for å følge opp at innsynsbegjæringer på egen enhet blir fulgt opp av saksbehandlere. 
• Leder har ansvaret for å melde fra til arkivleder før gjennomføring av en omorganisering og/eller før en ansatt får en ny stilling/rolle i organisasjonen.
• Leder har plikt til å sørge for at ansatte som skal slutte avslutter saker som er ferdig behandlet i sak- arkivsystemet, og at aktive saker blir overført til annen saksbehandler.
• Leder har ansvar for at saksbehandlere har nødvendig kompetanse om lover og forskrifter, spesielt offentlighetsloven.
• Leder har ansvar for å innhente uttalelse til kravspesifikasjon fra arkivleder/fagleder IT-arkiv ved anskaffelse av nye fagsystemer.
• Leder har ansvar for å følge opp råd og veiledning fra arkivleder/fagleder IT-arkiv

Ved behov for arkivfaglig veiledning må leder ta kontakt med dokumentsenteret.