|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider med eller har arbeidet med blir journalført og arkivert. Startes saksbehandling utenfor ePhorte/fagsystem, så må saksbehandler sørge for at dokumentene overføres til ePhorte/fagsystem så snart som mulig. Saksbehandlerne skal bruke saksbehandlerprogram i samsvar med retningslinjene slik at ikke arkivtjenesten får unødig ekstraarbeid. Saksbehandlerne skal registrere og skrive egne utgående brev og interne notater. Epost som saksbehandler mottar, skal saksbehandler selv importere til saksbehandlerprogrammet.
Vurdering av saksbehandlers habilitet:
Habilitet og habilitetskrav er definert i forvaltningsloven kapittel II, §§ 6-10. Etter § 8 skal en tjenestemann selv avgjøre om han er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak. Saksbehandlernes ansvar ved inngående post (ekstern og intern korrespondanse):
- Selv importere epost i ePhorte dersom den inngår i saksbehandlingen.
- Selv skanne papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler, ev.straks levere posten til arkivtjenesten for journalføring og skanning. Dette gjelder også hastesaker: saksbehandler kan om nødvendig ta en kopi og så sende originalen til arkivtjenesten; jfr. arkivforskriften § 3-5: " Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjelder også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagde særskilde behandlingsprosedyrar". Merk at dette også gjelder epost .
- kontrollere at alle mottatte dokument er skannet og registrert
- kontrollere at journalpostene er knyttet til riktig sak
- kontrollere at alle sidene er kommet med i hvert dokument
- kontrollere at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- kontrollere at opplysningene i de skannede dokumentene samsvarer med opplysningene i journalen
- kontrollere offentlighetsvurderingen; hjemmel og tilgangskode. Saksbehandler er ansvarlig for vurderingen om et dokument skal unntas eller ikke, samt hjemmel og tilgangskode. Arkivpersonalet setter kun på et forslag.
- Kontroller også evt. skjerming av personnavn og lignende i saks- og dokumenttittel, samt at personnr. er skjermet (arkivkode)
- avskrive egne restanser
Saksbehandlernes ansvar ved utgående post (ekstern og intern korrespondanse):
- Ha ansvaret for at all sakspost blir skrevet i ePhorte/ePhorte outlook eller riktig fagsystem. Fagsystem: saksbehandler må sørge for at kopi av alle utgående brev blir lagt i klientmappa.
- All saksbehandling skal skje i ePhorte/ePhorte outlook, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler registrerer selv utgående brev. Arkivverdige brev, epost fra kommunen skal registreres i ePhorte. Saksbehandler skal:
- svare i samme sak som den inngående journalpost er ført
- ferdigstille dokumentet når det er ferdig til ekspedering.
- For ePhorte gjelder at eksterne brev fortrinnsvis skal sendes ut via SvarUt. Dersom dette av ulike årsaker ikke kan gjøres må brevet skrives ut til mottakerne, underskrives, legges i konvolutt og leveres til frankering/utsending. Interne kopimottakere skal registreres som interne mottakere, eller:
- Eksterne brev kan sendes på epost direkte fra ePhorte/ePhorte outlook hvis det ikke er spesielle krav om underskrift eller skriftlig korrespondanse som forhindrer dette. Arkivverdig epost som sendes fra Namsos kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev med sensitivt innhold skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.
- Interne brev (notater): her går brevene elektronisk til mottakerne og evt. kopimottakere internt.
- Arkivet skal ikke ha noen papirkopier.
Saksbehandlernes ansvar ved utvalgsbehandling (delegert og politisk) Saksbehandlernes ansvar for å avslutte arkivsaker: Det er saksbehandleren som må gi beskjed om at en sak skal avsluttes. Dette gjøres ved å ferdigmarkere arkivsaken umiddelbart etter at saksbehandlingen er ferdig, dvs. når det ikke lenger ventes mer korrespondanse inn eller ut. En ferdigstilt sak kan åpnes igjen av arkivtjenesten om nødvendig. |
|