Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen, herunder kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført at saksbehandlere og ledere.
Kvalitetskontroll av ferdigstilte dokumenter/notater:
Dette gjøres snarest mulig etter at et brev eller notat er ferdigstilt eller at en inngående e-post er blir registrert. Kvalitetssikringen går ut på å sjekke spesielt følgende poster:
- at offentlighetsvurdering er gjennomført (evt. riktig tilgangskode og hjemmel)
- nødvendig skjerming av avsender/mottaker og navn/innhold i tittel
- tittel i journalpost: skal være dekkende og fullstendig (godt søkbar i ettertid), forkortelser skal unngås, evt. ordfeil eller feil i tegnsetting
- at journalposten er knyttet til rett sak
- at journalposten ligger fulltekstlagret i sak-/arkivsystemet
Kvalitetskontroll av reserverte arkivsaker:
- Ved ny sak: sjekk om det faktisk var nødvendig å opprette ny sak; om saken finnes fra før
- at arkivkode (klassering), arkivdel og journalpost er riktig, herunder skjerming av arkivkode dersom personnr er benyttet
- tittel i arkivsaken skal være dekkende og fullstendig (godt søkbar i ettertid), forkortelser skal unngås, evt. ordfeil eller feil i tegnsetting må rettes
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, evt. riktig hjemmel og tilgangskode
Kvalitetskontroll av inngående post: Den som åpner posten har plikt til å påse at forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg og at forsendelsen er uskadd. Det må kontrolleres at alle ark tas ut av konvoluttene. Uregelmessigheter noteres på skrivet, og avsender skal underrettes. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i sak-/arkivsystemet og kontrollerer følgende:
- at alle dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sidene er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningene i de skannede dokumentene samsvarer med opplysningene i journalen
Kontroll av postlisten (offentlig journal): Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre felles offentlig journal for hele kommunen. Offentlig journal sjekkes på slutten av hver arbeidsdag etter at dagens journalføring er ferdig. Samme sjekk som ved journalføring av dokumenter/reserverte arkivsaker. Postlisten legges automatisk ut via publikumsmodulen på internett/hjemmesiden hver kveld. Kontroll med konsepter Kontroll uavslutta arkivsaker Kontroll med restanser
|