Arkiv- og postrutiner på USIT

Arkiv- og postrutiner

USIT følger langt på vei de sentrale retningslinjene og rutinedokumentene som er utarbeidet ved UiO.

Ved USIT foregår dokumentfangsten også ved «henting» av dokumenter fra publiseringsverktøyet Vortex, da saksbehandlere og ledere i stor grad benytter dette som det primære dokumentlagringssystemet.

Rutine ved innsynsbegjæringer

Mottak av innsynsbegjæring. Etter Offl.§3 har enhver rett til å gjøre seg kjent med forvaltningens dokumenter. Man har alltid innsynsrett og det er ikke krav om begrunnelse for innsynet. Tidsaspektet (til rekvirenten sendes svar innen maks 5 virkedager). Dersom den som søker innsyn ikke har fått svar etter fem arbeidsdager kan man oppfatte dette som et avslag – man får dermed automatisk rett til å klage (Off.l§32). Videre skal klagen behandles uten opphold. Når det gjelder innsyn i materiale som er plassert i depot eller fjernarkiv skal disse bestilles via arkivet på USIT som i samarbeid med ansvarlig saksbehandler for saksområdet vurderer hvorvidt det gis innsyn i det bestilte materialet.

Arkivar sine oppgaver:

• Henvendelser mottas via postmottak@usit.uio.no eller via telefon
• Arkivar sender forespørselen og dokumentene det bes om innsyn i til ansvarlig saksbehandler
• Saksbehandler svarer på henvendelsen i løpet av 3 virkedager
• Dersom det blir gitt innsyn i dokumentene sendes disse til rekvirenten fra saksbehandler på epost og arkivar registrerer innsynsbegjæringen med dokumenttype Y-mappedokument i ePhorte.
• Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal ikke sendes via e-post, men via post.
• Klager på avslag om innsyn skal registreres i ePhorte med dokumenttype I

 Saksbehandler sine oppgaver:

• Saksbehandler mottar forespørselen med innsynsbegjæringen på e-post fra arkivet
• Begjæringen vurderes av saksbehandler
• Dokumentet er offentlig og leveres ut, eller
• Delvis avslag. Sensitive opplysninger sladdes og unntaket begrunnes med hjemmel
• Avslag. Avslag skal alltid være skriftlig, vis til riktig hjemmel og informer om klagerett. I følge Offl.§ 31 har man krav om å få begrunnelse for avslaget.