Avvik på kommunens rutiner for dokumentasjonI henhold til arkivforskriften § 9 har kommunen journalføringsplikt for saksdokumenter som er kommet inn til eller blitt sendt ut fra virksomheten, som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Hvorfor er dette viktig?
Journalføring gir oversikt over saksbehandlingen og dokumentene som skapes i kommunen. Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten til arkivet, og er nødvendig for at journalpostene skal bli tilgjengelige for søk i arkivsystem senere, og for offentligheten på offentlig journal. Arkivet er kommunens hukommelse! Ved kvalitetskontroll og journalføring oppdager arkivtjenesten ofte at rutiner ikke blir fulgt. Noen eksempler:
- Registreringer er mangelfulle - Gjenfinning blir vanskelig om ikke umulig og dokumentasjonen blir utilgjengelig.
- Unntatt offentlighet og skjerming mangler - Personopplysninger blir tilgjengelig for uvedkommende. Se rutine for Personopplysninger på avveie dersom opplysningene allerede er publisert på postliste.
- Feil bruk av dokumenttype - Utstrakt feilbruk av X-notat som forringer kvaliteten i arkivet.
- M.fl.
Om avvik avdekkes ved kvalitetskontroll av arkivtjenesten skal følgende rutine følges:
- Småfeil som er tydelige engangshendelser rettes av ansatt ved arkivtjenesten. Enkle skrivefeil, gradering, mangelfull tittel, mangler avsender, vedlegg mangler/har feil tittel
- Ved gjentagende feil fra samme saksbehandler ta kontakt med saksbehandler og informer om rutinene.
- Ser vi ingen endring skal leder og saksbehandler informeres.
- Fortsatt ingen endring, avvik meldes via egen leder (fagleder arkiv) i avvikssystemet Compilo.
- Samme type avvik fra flere eller en hel avdeling meldes til egen leder (fagleder arkiv)som vurderer om disse trenger ekstra eller ny opplæring i Websak/arkivrutiner.
|
|