Om Barnehagen mottar brev fra sosialkontor eller PPT må disse registreres inn i barnehagens "fagsystem" saksbehandlingssystem. Like så om Barnehagen skriver et utgående brev vedrørende et barn til Sosialkontoret må dette registreres inn i Sosialkontoret sitt system. For rutiner for barnehage arkiv se arkivplan Hå kommune for eksempel.